Das teuerste Häkchen deines Events

Der Fotograf ist gebucht, die Galerie soll am nächsten Morgen online gehen. Also kommt ins Ticketformular ein Häkchen: „Ich bin einverstanden, dass Fotos von mir veröffentlicht werden." Pflicht, sonst gibt es kein Ticket.

Für Übersichtsaufnahmen brauchst du gar keine Einwilligung. Wo du eine brauchst, muss sie freiwillig sein. Nach vier kurzen Grundlagen führt dich dieser Ratgeber in fünf Schritten durch dein nächstes Event. Am Ende steht eine Checkliste.

Zwei Gesetze für ein Foto: KUG und DSGVO

Bei Eventfotos reden alle von der DSGVO. Für Fotos von Menschen gibt es aber ein zweites, viel älteres Gesetz. Du hast mit beiden zu tun.

Welches Gesetz greift, hängt davon ab, was du mit dem Foto machst:

Für Presse und Journalismus gelten eigene Regeln (Art. 85 DSGVO). Dieser Ratgeber geht davon aus, dass du Fotos für dein eigenes Event und deine eigene Werbung nutzt.

Hinweis und Einwilligung sind zwei Dinge

Fast jede Diskussion über Eventfotos geht schief, weil zwei verschiedene Dinge denselben Namen bekommen.

Deshalb bekommt der Hinweis kein Häkchen: Den vollen Saal fotografierst du so oder so. Und die Einwilligung bekommt nie ein Pflicht-Häkchen.

Warum das Pflicht-Häkchen nicht funktioniert

• Kopplungsverbot. Eine Einwilligung ist unwirksam, wenn der Vertrag von ihr abhängt, obwohl er sie nicht braucht (Art. 7 Abs. 4 DSGVO, Erwägungsgrund 43). Für den Einlass zum Konzert braucht es kein Foto von dir in der Werbung.
• AGB-Recht. Eine vorformulierte Einwilligung in den Teilnahmebedingungen ist überraschend und benachteiligt den Gast unangemessen (§§ 305c, 307 BGB).
• Jederzeit widerrufbar. Der Gast kann seine Einwilligung auch am Einlass widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Ausladen darfst du ihn deshalb nicht.

Was ein Foto ohne Einwilligung kostet

Für Veranstalter wird es auf drei Wegen teuer:

• Pro Gesicht. Jede abgebildete Person hat ihren eigenen Anspruch auf Schadensersatz (Art. 82 DSGVO). Vierzig erkennbare Gäste in der Galerie sind vierzig mögliche Ansprüche.
• Unterlassung und Anwaltskosten. Die abgebildete Person kann verlangen, dass das Bild verschwindet, und dir die Kosten ihres Anwalts in Rechnung stellen (§ 22 KUG mit §§ 823, 1004 BGB).
• Strafbar ist es auch. Wer ein Bildnis ohne Einwilligung verbreitet, riskiert eine Geldstrafe oder bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe. Verfolgt wird das nur auf Antrag (§ 33 KUG).

Wie viel ein einzelnes Bild kosten kann, zeigt ein Fall aus Lübeck: 1.000€ für ein Foto, das auf Facebook stehen blieb. Dazu mehr in Schritt 5.

Schritt 1: Entscheide, welche Fotos du brauchst

Davon hängt alles Weitere ab. Für Stimmungsbilder brauchst du viel weniger als für Gesichter auf dem Plakat fürs nächste Jahr.

Schritt 2: Sag vorher, dass fotografiert wird

Der Hinweis sorgt dafür, dass niemand überrascht ist. Darauf kommt es auch an, wenn Übersichtsaufnahmen über dein berechtigtes Interesse laufen: Wer vorher Bescheid weiß, rechnet mit Fotos (Art. 6 Abs. 1 lit. f, Erwägungsgrund 47 DSGVO).

• im Ticketshop, vor dem Kauf
• auf deiner Eventseite
• als Aushang am Einlass

Schritt 3: Frag jeden Gast einzeln

Für Fotos, auf denen einzelne Gäste im Mittelpunkt stehen, brauchst du ihre Einwilligung. Vier Regeln:

• Freiwillig. Ein Nein ändert nichts am Ticket.
• Pro Person. Anna kauft vier Tickets und kreuzt im Checkout „Fotos erlaubt" an. Damit hat sie für ihr eigenes Gesicht eingewilligt. Ihre drei Freunde fragst du einzeln.
• Konkret. Schreib hinein, wofür die Fotos genutzt werden: Website, Social Media, Plakat. Die Einwilligung gilt genau so weit, wie sie formuliert ist.
• Nach dem Kauf. Wer sein Ticket schon hat, versteht die Frage nicht als Bedingung.

Schritt 4: Bring die Antwort an den Einlass

Die Entscheidung fällt vor Ort. Der Fotograf steht vor einer Gruppe und muss wissen, wen er zeigen darf.

Schritt 5: Behalte im Blick, wo deine Fotos landen

Das Arbeitsgericht Lübeck hatte 2019 einen Fall, der genau hier spielt. Ein Arbeitgeber hatte eine Einwilligung für ein Mitarbeiterfoto, für den Aushang und die eigene Website. Das Foto landete zusätzlich auf Facebook. Als der Mitarbeiter widerrief, verschwanden Aushang und Website-Bild. Der Facebook-Beitrag blieb stehen. Das Gericht sprach ihm 1.000€ zu (ArbG Lübeck, 1 Ca 538/19).

Der Fall stammt aus dem Arbeitsrecht. Die zwei Lehren gelten für Eventfotos genauso:

• Die Einwilligung gilt nur so weit, wie sie formuliert war. „Für unsere Website" deckt keine Instagram-Story und kein Plakat fürs nächste Jahr.
• Ein Widerruf muss jeden Kanal erreichen. Auch den, den seit zwei Jahren niemand pflegt.

Führe deshalb eine Liste, wo deine Eventfotos landen:

• Website und Rückblick-Galerie
• Instagram, Facebook, TikTok
• Newsletter und sein Archiv
• Plakate und Flyer fürs nächste Mal
• Pressemappe und Sponsorenunterlagen

Und außerdem: Kinder auf deinen Fotos

Beim Vereinsfest, beim Familienkonzert, beim Kinderflohmarkt sind Kinder im Bild. Für sie gelten strengere Maßstäbe.

• Die Eltern willigen ein. Ohne ihr Ja gehört ein erkennbares Kind nicht in deine Werbung.
• Ab etwa 14 Jahren fragst du auch das Kind. Eine feste Altersgrenze gibt es nicht. Ab diesem Alter verstehen Jugendliche meist, was eine Veröffentlichung bedeutet.
• Auch bei Übersichtsaufnahmen vorsichtig sein. Kinder sind besonders geschützt (Erwägungsgrund 38 DSGVO). Die Abwägung fällt bei ihnen eher zu ihren Gunsten aus.

So hilft dir Ticketwow dabei

Für deine Ticketkäufer übernimmt Ticketwow die Schritte 2 bis 4. Hinweis und Einwilligung sind zwei getrennte Schalter an deinem Event:

• Foto-Hinweis im Checkout. Schaltest du ihn ein, sehen Käufer vor dem Kauf, dass fotografiert wird. Ohne Häkchen.
• Fotoeinwilligung pro Gast. Nach dem Kauf beantwortet jeder Gast die Frage für sein eigenes Ticket. Ein Nein gibt das Ticket genauso frei wie ein Ja.
• Der Wortlaut wird mitgespeichert. Zu jeder Antwort hält Ticketwow den Text fest, den der Gast gesehen hat, mit Version und Zeitpunkt.
• Die Antwort am Einlass. Der Scanner zeigt „Fotoeinwilligung: Ja" oder „Nein", auch ohne Netz.
• Die Antwort in der Gästeliste. Der Export hat eine Spalte „Fotoeinwilligung". So weißt du vorher, wie viele Gäste zugestimmt haben.

Checkliste für dein nächstes Event

• Entscheide, ob du Stimmungsbilder brauchst oder erkennbare Gäste in deiner Werbung.
• Kündige Fotos im Ticketshop, auf der Eventseite und am Einlass an, ohne Häkchen.
• Frag nach dem Kauf jeden Gast einzeln, freiwillig und mit dem Zweck im Text.
• Heb zu jeder Antwort Wortlaut und Zeitpunkt auf.
• Sprich vorher mit deinem Fotografen und mach Gäste ohne Einwilligung am Einlass erkennbar.
• Klär mit Künstlern und Speakern vorab, welche Fotos du wofür nutzt.
• Hol bei Kindern das Ja der Eltern ein, ab etwa 14 auch das des Kindes.
• Führe eine Liste, wo deine Fotos landen, und setz jeden Widerruf auf allen Kanälen um.

Ein freiwilliges Ja hält

Eine Einwilligung, die jemand gern gibt, trägt auch in drei Jahren noch, und du kannst sie jederzeit belegen.

Fotografier die Menge, frag die Menschen.

Fang beim nächsten Event mit Schritt 1 an. Wie du deine Eventfotos danach als Content einsetzt, zeigt der Marketing-Ratgeber.